Een factuur is een document dat een verkoper aan een koper bezorgt om een transactie vast te leggen en de betaling te vragen. Het is een cruciaal onderdeel van het financiële proces, omdat het niet alleen de verkoop van goederen of diensten documenteert, maar ook essentiële informatie over de transactie bevat die de basis vormt voor de boekhouding en belastingaangifte.
Belangrijk: bij zakelijke klanten ben je altijd verplicht om een factuur op te maken. Voor particulieren is er geen algemene verplichting om een factuur uit te reiken, tenzij de klant hier specifiek om vraagt. In de meeste gevallen volstaat een eenvoudig bonnetje als betalingsbewijs. Zolang het basisgegevens zoals datum, hoeveelheid en prijs bevat, is dat doorgaans voldoende voor een particuliere klant.
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Correct een factuur opmaken: verplichte vermeldingen"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"Als je een factuur opmaakt, moet je een aantal wettelijk verplichte vermeldingen opnemen. Zo heb je de garantie dat je document rechtsgeldig is. Hoewel deze vereisten kunnen variëren per land, zijn er enkele gemeenschappelijke vermeldingen die doorgaans op een factuur moeten staan:
Heb je toch een fout gemaakt? Weet dan dat je een factuur niet zomaar mag aanpassen of verwijderen, maar je fout moet rechtzetten via een creditnota
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Eenvoudig factureren via e-invoicing"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"E-invoicing is het elektronisch opstellen, verzenden en ontvangen van facturen via een beveiligd netwerk, in plaats van op papier of via e-mail. Ondernemers maken daarom de switch naar Peppol. En terecht: sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie via dit Europese netwerk verplicht tussen btw-geregistreerde bedrijven in België. Peppol maakt gestandaardiseerde digitale facturatie over landsgrenzen heen mogelijk en zorgt ervoor dat facturen automatisch en foutloos in het facturatiesysteem van de ontvanger worden verwerkt. Door gebruik te maken van Peppol, kan je eenvoudiger en efficiënter facturen uitwisselen, administratieve lasten verminderen en de kans op fouten verkleinen. Ontdek in dit artikel alles over de nieuwe wetgeving.
Hoewel e-invoicing het facturatieproces digitaliseert en automatiseert (‘machine to machine’), blijven de wettelijke verplichtingen voor facturen ongewijzigd. Ook bij gestructureerde elektronische facturen moeten alle verplichte vermeldingen aanwezig zijn, zoals hierboven opgesomd. Een groot voordeel van e-invoicing is dat moderne facturatiesoftware veel gegevens automatisch invult bij het opmaken van een factuur. Zo herkent de software automatisch belangrijke informatie, die gebruikers vervolgens kunnen bevestigen of corrigeren. Bij het invoeren van de naam van een bedrijf, haalt het systeem automatisch het KBO-nummer op, en vice versa. Facturen worden voorzien van een uniek factuurnummer dat automatisch gegenereerd wordt per boekjaar. Bovendien berekent de tool vaak automatisch het totaal te betalen bedrag van de factuur, op basis van de prijs exclusief btw, het btw-tarief en de hoeveelheid. Dit alles draagt bij aan een snelle en foutloze facturatie, volledig conform de wettelijke vereisten.
Om de overstap naar e-invoicing soepel te laten verlopen, is het juiste facturatieprogramma essentieel. Een slim en geïntegreerd systeem automatiseert het facturatieproces, waardoor je sneller betaald wordt en minder tijd kwijt bent aan manuele verwerking. Met de gratis standaardversie van ING Invoice Manager verstuur en beheer je moeiteloos gestructureerde digitale facturen, volledig in lijn met de nieuwe regelgeving. Bovendien bespaar je ook nog eens tijd en moeite, omdat je facturen en bonnetjes eenvoudig automatisch kan delen met je accountant via de tool.
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Facturatie en BTW"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"Het standaard btw-tarief in België bedraagt 21%. In de meeste gevallen zal je dan ook dit percentage in je facturen moeten verrekenen. Voor bepaalde categorieën van goederen en diensten geldt echter een afwijkend btw-tarief:
Factureer je ook naar het buitenland en betreft het transacties met zakelijke klanten in een ander EU-land? Dan moet je een intracommunautaire btw-aangifte indienen. Dit is bijvoorbeeld van toepassing voor Belgische webshops die aan Nederland verkopen, of omgekeerd, en moet het vrije verkeer van goederen en diensten binnen de Europese Unie vergemakkelijken.
In dit geval vindt er een verlegging van de btw plaats: jij rekent als verkoper geen btw aan op de factuur, maar de klant in het land van bestemming is verantwoordelijk voor de btw-afhandeling volgens de geldende btw-regels in eigen land. Het is wel belangrijk dat je de verlegde btw duidelijk aangeeft op je factuur met de vermelding ‘btw verlegd:
Vergeet daarnaast ook zeker niet het btw-identificatienummer van je klant te controleren via de VIES-applicatie van de Europese Commissie. Als je klant namelijk niet btw-plichtig blijkt te zijn, moet je wel zelf btw aanrekenen.
Ook voor particuliere klanten binnen de EU moet je altijd het Belgische btw-tarief in rekening brengen, net zoals je een factuur aan een Belgische klant zou bezorgen. Er geldt hier echter opnieuw een uitzondering: bij overschrijding van het drempelbedrag voor afstandsverkopen ben je verplicht om je bedrijf in het betreffende EU-land te registreren en daar de btw af te dragen.
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"De wettelijke betalingstermijn van een factuur"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"De termijn waarbinnen je facturen betaald moeten worden hangt af van het type klant. Voor zelfstandigen of ondernemingen bedraagt de standaard betalingstermijn 30 dagen, te rekenen vanaf de ontvangstdatum van de factuur. Het is wel toegestaan om in overleg een andere termijn overeen te komen, weliswaar met een maximum van 60 dagen. Voor particuliere klanten geldt dat facturen ‘binnen een redelijke termijn’ betaald moeten worden, wat in praktijk meestal gelijkstaat aan één tot twee weken. De betalingstermijn is normaal terug te vinden in de algemene verkoopsvoorwaarden van de producent/leverancier.
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Betalingsherinnering versus aanmaning"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"Wanneer een klant je facturen niet tijdig betaalt, moet je hem zelf aan zijn betaalverplichting herinneren. Dit kan via een betalingsherinnering of aanmaning, al is er een duidelijk verschil tussen beide. Een betalingsherinnering is minder dwingend en is de eerste melding die je aan je klant stuurt, wanneer de betalingstermijn van een factuur verlopen is.
Wanneer je klant je factuur na deze herinnering nog altijd niet betaalt, ga je over tot een ingebrekestelling, ook wel bekend als aanmaning. Dit is een officiële en schriftelijke herinnering die veel strikter en dwingender is. Hierbij geef je je klant een bepaalde termijn om de achterstallige factuur te betalen. Een aanmaning moet steeds alle factuurgegevens, de datum van je eerdere betalingsherinnering(en) en de uiterlijke betalingstermijn bevatten. Daarnaast is het aan te raden om te vermelden dat je klant verantwoordelijk is voor eventuele incassokosten en de nalatigheidsinterest die je misloopt door het uitblijven van de betaling.
Met de ING Invoice Manager krijg je bijvoorbeeld altijd een handig en helder overzicht van al je facturatieactiviteiten direct op je persoonlijke dashboard. Dit dashboard toont duidelijk het aantal onbetaalde facturen, netjes georganiseerd in verschillende tijdvensters, zoals +3 dagen, +1 week, en +2 weken. Dat bespaart tijd en helpt betalingsachterstanden sneller op te volgen, zonder dat je handmatig elke factuur hoeft te controleren.
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Extra aandachtspunten bij facturatie"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"1) Taal
In principe dient een factuur altijd uitgereikt te worden in de taal van het gebied waar jouw onderneming gevestigd is, ook al spreekt jouw klant enkel Engels, Duits of Spaans. In Vlaanderen is dat dus het Nederlands, in Wallonië het Frans. Is jouw zaak in Brussel gevestigd? Dan heb je de keuze uit beide landstalen.
Dat geldt ook voor e-invoicing: de taalverplichting blijft dezelfde, ook wanneer facturen digitaal worden verzonden. Hoewel Peppol gebruikmaakt van UBL (Universal Business Language) voor de gestructureerde uitwisseling van e-facturen, heeft dat niks te maken met de taal waarin de factuur wordt opgesteld. UBL is geen gesproken of geschreven taal zoals Nederlands of Frans, maar een gestandaardiseerd XML-formaat dat ervoor zorgt dat facturen automatisch en foutloos verwerkt kunnen worden door boekhoud- en ERP-systemen.
2) Facturatietermijn
Tijdig factureren is de boodschap, al was het maar om een gezonde cashflow in je onderneming te realiseren. Waarom zou je je facturatie uitstellen, als je zelf je leveranciers op tijd moet betalen? In de meeste gevallen factureer je rond de 15e van de maand nadat de prestaties zijn geleverd. Bovendien verplicht de btw-wetgeving je om uiterlijk op de 15e werkdag van de maand te factureren, die volgt op de maand waarin de btw opeisbaar wordt.
3) Aantal exemplaren
Een traditionele factuur moet je altijd in tweevoud opmaken: één exemplaar voor je klant en één exemplaar dat je zelf verplicht moet bijhouden. Bij gestructureerde digitale facturatie worden facturen digitaal opgeslagen en automatisch verwerkt in facturatiesoftware, maar de verplichting om een kopie van elke factuur bij te houden blijft gelden.
4) Bewaartermijn
Een factuur moet je in principe 10 jaar bewaren, gerekend vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van uitreiking van de factuur. In uitzonderlijke gevallen geldt een langere bewaarplicht. Dat geldt ook voor gestructureerde elektronische facturen. Met ING Invoice Manager heb je altijd toegang tot je facturen zolang je de tool gebruikt. Ze worden veilig en overzichtelijk bewaard binnen je facturatiesysteem. Hoewel je facturen bij deactivering niet worden gearchiveerd, word je hierover tijdig en duidelijk geïnformeerd, zodat je op tijd een export kan maken en je documenten correct kan bewaren.
"}},{"componentType":"highlight","title":"Efficiënt, eenvoudig én correct factureren?","richBody":{"value":"Met een zakelijke rekening van ING activeer je gratis ING Invoice Manager, de slimme facturatietool waarmee je eenvoudig elektronische facturen verstuurt en ontvangt. De standaardversie is volledig compliant met de nieuwe regelgeving, zodat je moeiteloos voldoet aan de facturatiestandaard én kostbare tijd bespaart.
Dankzij de naadloze integratie met je ING-zichtrekening kan je direct aan de slag zonder extra gedoe. En over gedoe gesproken: ook losse bonnetjes behoren tot het verleden. ING Invoice Manager verzamelt al je facturen en bonnetjes op één plek, klaar om eenvoudig te delen met je accountant. Minder administratie, meer focus op je onderneming!
"}},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":""},"video":{"type":"video","originalUrl":"https://assets.ing.com/m/81b06d667e09b12/original/Video-Invoice-Manager-NL.mp4","videoPreviewURLs":["https://assets.ing.com/asset/cfcc65de-75cc-43ac-8f8c-508465b057bd/1080p/Video-Invoice-Manager-NL.mp4","https://assets.ing.com/asset/cfcc65de-75cc-43ac-8f8c-508465b057bd/480p/Video-Invoice-Manager-NL.mp4","https://assets.ing.com/asset/cfcc65de-75cc-43ac-8f8c-508465b057bd/720p/Video-Invoice-Manager-NL.mp4","https://assets.ing.com/asset/cfcc65de-75cc-43ac-8f8c-508465b057bd/mp4/Video-Invoice-Manager-NL.mp4"],"thumbnails":{"mini":"https://assets.ing.com/m/81b06d667e09b12/mini-Video-Invoice-Manager-NL.jpg","webimage":"https://assets.ing.com/m/81b06d667e09b12/webimage-Video-Invoice-Manager-NL.jpg","thul":"https://assets.ing.com/m/81b06d667e09b12/thul-Video-Invoice-Manager-NL.jpg"},"extension":["mp4"]}}]},"complementaryZone":{"flexComponents":[{"componentType":"cards","cards":[{"componentType":"articleCard","cardType":"article","cardSize":"medium","title":"7 voordelen van e-invoicing","body":"En waarom nu overschakelen een must-have is voor ondernemers.","image":{"transformBaseUrl":"https://assets.ing.com/transform/8950e8f0-5631-4944-8008-fc2ef77faa69/MAN-AND-WOMAN-USING-PHONE-WHILE-SITTING-IN-MIRROR","type":"image","width":1700,"original":"https://assets.ing.com/m/29477a934c11c08b/original/MAN-AND-WOMAN-USING-PHONE-WHILE-SITTING-IN-MIRROR.jpg","extension":"jpg"},"date":"2026-01-05","link":{"url":"/nl/professioneel/betalen/e-invoicing-voordelen"}},{"componentType":"articleCard","cardType":"article","cardSize":"medium","title":"Peppol-facturen versturen: zo doe je dat","body":"We leggen stap voor stap uit hoe je dat eenvoudig regelt met ING Invoice Manager.","image":{"transformBaseUrl":"https://assets.ing.com/transform/bfc199ff-5065-4c38-b529-62a8c25d2fe9/selfemployed","type":"image","width":1700,"original":"https://assets.ing.com/m/7ac441401bc42af9/original/selfemployed.JPG","extension":"jpg"},"date":"2026-01-05","link":{"url":"/nl/professioneel/betalen/peppol-facturen-versturen"}}]}]},"legalZone":{"flexComponents":[{"componentType":"paragraph","title":"Disclaimer","richBody":{"value":"Dit artikel dient uitsluitend ter informatie en de informatie in dit artikel kan na verloop van tijd veranderen. We raden je daarom aan om voor de meest recente informatie altijd de specifieke regels en vereisten te raadplegen bij de bevoegde autoriteiten. Bovendien raden we u aan om per geval professioneel advies in te winnen alvorens een beslissing te nemen. ING België NV kan niet aansprakelijk worden gesteld voor beslissingen die worden genomen op basis van de verstrekte informatie.
"}}]}}}