Une facture est un document qu'un vendeur fournit à un acheteur pour enregistrer une transaction et en demander le paiement. Envoyer des factures est un élément crucial du processus financier, car elle documente non seulement la vente de biens ou de services, mais contient également des informations essentielles sur la transaction, qui servent de base à la comptabilité et aux déclarations fiscales. En gros, elles sont essentielles pour calculer vos revenus, chiffre d’affaires etc.
Important : les entreprises clientes sont toujours tenues d'établir une facture. Pour les particuliers, il n'y a pas d'obligation générale, sauf si le client le demande expressément. Dans la plupart des cas, un simple reçu suffit comme preuve de paiement. Pour autant qu'il contienne des informations de base telles que la date, la quantité et le prix, il est généralement suffisant pour un client privé.
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Établir une facture correcte : les mentions obligatoires"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"Lorsque vous rédigez une facture, vous devez y faire figurer un certain nombre de mentions obligatoires. Vous vous assurez ainsi de la validité juridique de votre document. Bien que ces exigences puissent varier d'un pays à l'autre, il existe un certain nombre de mentions communes qui doivent normalement figurer sur une facture :
Vous avez tout de même commis une erreur ? Sachez que vous ne pouvez pas simplement adapter ou supprimer une facture, mais que vous devez corriger votre erreur par le biais d'une note de crédit.
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Une facturation simplifié grâce à l’e-invoicing"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"La facturation électronique consiste à préparer, envoyer et recevoir des factures par voie électronique via un réseau sécurisé, plutôt que sur papier ou par courrier électronique. Les entrepreneurs optent donc pour Peppol. Et pour cause : depuis le 1er janvier 2026, ce réseau européen est obligatoire pour les échanges entre entreprises assujetties à la TVA en Belgique. Peppol permet une facturation numérique standardisée au-delà des frontières nationales et garantit que les factures soient traitées automatiquement et sans erreur dans le système de facturation du destinataire. En utilisant Peppol, vous pouvez échanger des factures plus facilement et plus efficacement, réduire les charges administratives et diminuer le risque d'erreurs. Pour en savoir plus sur la nouvelle législation, consultez cet article.
Bien que l’e-invoicing numérise et automatise la gestion des transactions (« machine to machine »), les obligations légales restent identiques. Les factures numériques structurées doivent également contenir toutes les mentions obligatoires énumérées ci-dessus. L'un des principaux avantages du e-invoicing réside dans le fait que les logiciels de facturation modernes remplissent automatiquement un grand nombre de données lors de la rédaction de la facture. Par exemple, le logiciel reconnaît automatiquement les informations importantes, que l'utilisateur peut ensuite confirmer ou corriger. Lors de l'introduction du nom d'une entreprise, le système récupère automatiquement le numéro CBE, et vice versa. Les factures reçoivent un numéro de facture unique qui est automatiquement généré pour chaque exercice. Enfin, l'outil calcule souvent automatiquement le montant total à payer sur la facture, sur la base du prix hors TVA, du taux de TVA et de la quantité, ce qui contribue à un traitement rapide et sans erreur, en parfaite conformité avec les exigences légales.
Pour assurer cette transition, il est essentiel de s'équiper d'un outil adapté. Un système intelligent et intégré automatise le processus de facturation, ce qui vous permet d'être payé plus rapidement et de consacrer moins de temps au traitement manuel. Avec la version standard gratuite d'ING Invoice Manager, vous pouvez envoyer et gérer des factures numériques structurées très facilement, en parfaite adéquation avec la nouvelle réglementation. Surtout, vous gagnez du temps et de l'énergie, car vous pouvez facilement partager les factures et les reçus avec votre comptable.
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Facturation et TVA"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"Le taux normal de TVA en Belgique est de 21%. Dans la plupart des cas, vous devrez donc inclure ce taux dans vos factures. Toutefois, un taux de TVA différent s'applique à certaines catégories de biens et de services :
Vous réalisez également des ventes à l'étranger et vous effectuez des transactions avec des entreprises clientes dans un autre pays de l'UE ? Dans ce cas, vous devez déposer une déclaration de TVA intracommunautaire. Cela s'applique, par exemple, aux boutiques en ligne belges qui vendent aux Pays-Bas, ou vice versa. Le but étant de faciliter la libre circulation des biens et des services au sein de l'Union européenne. Dans ce cas, il y a autoliquidation de la TVA : vous, en tant que vendeur, n’ajoutez pas la TVA sur la facture, mais le client dans le pays de destination est responsable du traitement de la TVA conformément aux règles de TVA applicables dans son propre pays. Toutefois, il est important que vous indiquiez clairement l'autoliquidation de la TVA sur votre facture avec la mention « autoliquidation de la TVA » :
Enfin, n'oubliez pas de vérifier le numéro d'identification TVA de votre client via l'application VIES de la Commission européenne. En effet, s'il s'avère que votre client n'est pas assujetti à la TVA, vous devrez appliquer vous-même la TVA.
Même pour les clients privés au sein de l'UE, la facture doit être émise avec le taux de TVA belge, tout comme vous le feriez pour une facture adressée à un client belge. Il existe toutefois une exception : si le seuil des ventes à distance est dépassé, vous êtes tenu d'enregistrer votre entreprise dans le pays de l'UE concerné et d'y payer la TVA.
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Le délai légal de paiement d’une facture"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"Le délai de paiement de vos factures dépend du type de client. Pour les indépendants et les entreprises, le délai de paiement standard est de 30 jours à compter de la date de réception de la facture. Il est toutefois possible de convenir d'un autre délai d'un commun accord, avec un maximum de 60 jours. Pour les particuliers, les factures doivent être payées « dans un délai raisonnable », ce qui, dans la pratique, correspond généralement à une ou deux semaines. Le délai de paiement figure normalement dans les conditions générales de vente du fabricant/fournisseur.
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Rappel de paiement ou lettre de relance"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"Lorsqu'un client tarde à régler un montant dû, vous devez lui rappeler vous-même son obligation de paiement. Cela peut se faire par le biais d'un rappel de paiement ou d'une lettre de relance, bien qu'il y ait une nette différence entre les deux. Un rappel de paiement est moins contraignant et constitue la première notification que vous envoyez à votre client lorsque le délai de paiement d'une facture a expiré.
Si votre client ne paie toujours pas votre facture après ce rappel, vous procéderez à une mise en demeure, également appelée rappel. Il s'agit d'une mise en demeure officielle et écrite, beaucoup plus stricte et contraignante. Vous donnez ici à votre client un certain délai pour payer la facture en souffrance. Un rappel doit toujours contenir tous les détails de la facture, la date de vos rappels de paiement précédents et la date limite de paiement. Il est d’ailleurs conseillé de mentionner que votre client est responsable des frais de recouvrement et des intérêts de retard que vous perdez en raison du non-paiement.
Rappelons qu’avec l'ING Invoice Manager, vous disposez toujours d'une vue d'ensemble claire et pratique de toutes vos transactions, directement sur votre dashboard. Ce tableau de bord indique clairement le nombre de factures impayées, soigneusement organisées en différentes fenêtres temporelles, telles que +3 jours, +1 semaine et +2 semaines. Cela permet de gagner du temps et de suivre plus rapidement les retards de paiement, sans devoir vérifier manuellement chaque facture.
"}},{"componentType":"sectionTitle","title":"Points d’attention supplémentaire"},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":"1) La langue
En principe, les factures doivent toujours être émises dans la langue de la région où votre entreprise est établie, même si votre client ne parle que l'anglais, l'allemand ou l'espagnol. En Flandre, il s'agit du néerlandais, en Wallonie du français. Si votre entreprise est établie à Bruxelles, vous avez le choix entre les deux langues nationales.
Il en va de même pour l’e-invoicing : l'exigence linguistique reste la même, même lorsque les factures sont envoyées sous forme numérique. Bien que Peppol utilise l'UBL (Universal Business Language) pour l'échange structuré de factures électroniques, cela n'a rien à voir avec la langue dans laquelle la facture est rédigée. L'UBL n'est pas une langue parlée ou écrite comme le néerlandais ou le français, mais un format XML normalisé qui permet de traiter les factures automatiquement et sans erreur par les systèmes comptables et ERP.
2) Délai de facturation
La facturation en temps voulu est le mot d'ordre, ne serait-ce que pour assurer un flux de trésorerie sain à votre entreprise. Pourquoi retarder son envoi alors que vous devez vous-même payer vos fournisseurs dans les temps ? Dans la plupart des cas, vous facturez la prestation de service vers le 15 du mois suivant. De plus, la législation sur la TVA exige que vous facturiez au plus tard le 15e jour ouvrable du mois suivant le mois au cours duquel la TVA est due.
3) Nombre d’exemplaires
Une facture traditionnelle doit toujours être établie en deux exemplaires : un exemplaire pour votre client et un exemplaire que vous êtes tenu de conserver. Avec la transition vers le numérique, les factures sont stockées numériquement et traitées automatiquement dans un logiciel de facturation, mais l'obligation de conserver un exemplaire de chaque transaction demeure.
4) Délai de conservation
En principe, une facture doit être conservée pendant dix ans, à compter du 1er janvier de l'année suivant la date d'émission. Dans des cas exceptionnels, une obligation de conservation plus longue s'applique. Cette règle s'applique également aux factures électroniques structurées.
Avec ING Invoice Manager, vous avez toujours accès à vos factures tant que vous utilisez l'outil. Elles sont stockées de manière sécurisée et bien organisées dans votre système de facturation. Bien que vos factures ne soient pas archivées en cas de désactivation, vous en serez informé(e) clairement et en temps utile, afin que vous ayez suffisamment de temps pour exporter vos documents et les conserver correctement.
"}},{"componentType":"highlight","title":"Une facturation simple, efficace et surtout correcte ?","richBody":{"value":"Avec un compte professionnel ING, vous bénéficiez d'un accès gratuit à ING Invoice Manager, l'outil de facturation intelligent qui vous permet d'envoyer et de recevoir facilement des factures électroniques. La version standard est entièrement conforme à la nouvelle réglementation, ce qui vous permet de respecter la norme de facturation et de gagner un temps précieux.
Grâce à l'intégration parfaite avec votre compte à vue ING, vous pouvez vous lancer directement. Et à propos de tracas : les factures en vrac font désormais partie du passé. ING Invoice Manager rassemble toutes vos factures et tous vos reçus en un seul endroit, prêt à être partagé avec votre comptable. Moins d'administration, plus de concentration sur votre activité !
"}},{"componentType":"paragraph","richBody":{"value":""},"video":{"type":"video","originalUrl":"https://assets.ing.com/m/5c48bb87a809f3eb/original/Video-Invoice-Manager-FR.mp4","videoPreviewURLs":["https://assets.ing.com/asset/7c633c3f-bc12-42da-9604-3d896d52f29a/1080p/Video-Invoice-Manager-FR.mp4","https://assets.ing.com/asset/7c633c3f-bc12-42da-9604-3d896d52f29a/720p/Video-Invoice-Manager-FR.mp4","https://assets.ing.com/asset/7c633c3f-bc12-42da-9604-3d896d52f29a/mp4/Video-Invoice-Manager-FR.mp4","https://assets.ing.com/asset/7c633c3f-bc12-42da-9604-3d896d52f29a/480p/Video-Invoice-Manager-FR.mp4"],"thumbnails":{"mini":"https://assets.ing.com/m/5c48bb87a809f3eb/mini-Video-Invoice-Manager-FR.jpg","webimage":"https://assets.ing.com/m/5c48bb87a809f3eb/webimage-Video-Invoice-Manager-FR.jpg","thul":"https://assets.ing.com/m/5c48bb87a809f3eb/thul-Video-Invoice-Manager-FR.jpg"},"extension":["mp4"]}}]},"complementaryZone":{"flexComponents":[{"componentType":"cards","cards":[{"componentType":"articleCard","cardType":"article","cardSize":"medium","title":"7 avantages de l’e-invoicing","body":"Et les raisons pour lesquelles changer maintenant est indispensable pour les entrepreneurs.","image":{"transformBaseUrl":"https://assets.ing.com/transform/8950e8f0-5631-4944-8008-fc2ef77faa69/MAN-AND-WOMAN-USING-PHONE-WHILE-SITTING-IN-MIRROR","type":"image","width":1700,"original":"https://assets.ing.com/m/29477a934c11c08b/original/MAN-AND-WOMAN-USING-PHONE-WHILE-SITTING-IN-MIRROR.jpg","extension":"jpg"},"date":"2026-01-05","link":{"url":"/fr/professionnel/payer/e-invoicing-avantages"}},{"componentType":"articleCard","cardType":"article","cardSize":"medium","title":"Envoi des factures Peppol: comment procéder ?","body":"Nous vous expliquons pas à pas comment procéder facilement avec ING Invoice Manager.","image":{"transformBaseUrl":"https://assets.ing.com/transform/bfc199ff-5065-4c38-b529-62a8c25d2fe9/selfemployed","type":"image","width":1700,"original":"https://assets.ing.com/m/7ac441401bc42af9/original/selfemployed.JPG","extension":"jpg"},"date":"2026-01-05","link":{"url":"/fr/professionnel/payer/envoi-factures-peppol"}}]}]},"legalZone":{"flexComponents":[{"componentType":"sectionTitle"},{"componentType":"paragraph","title":"Disclaimer","richBody":{"value":"Cet article n'a qu'une valeur informative et les informations qu'il contient sont susceptibles de changer avec le temps. Nous vous recommandons donc de toujours vous référer aux réglementations et exigences spécifiques auprès des autorités compétentes pour obtenir les informations les plus récentes. En outre, nous vous conseillons de demander l'avis d'un professionnel au cas par cas avant de prendre une quelconque décision. Veuillez noter qu'ING Belgique SA ne peut être tenue responsable de toute décision prise sur la base des informations fournies.
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